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Politique de confidentialité et de gouvernance

Espace M

Dernière mise à jour: 4/27/2026
Responsable (RPRP): Marc-André Cloutier

1. Portée de la politique

Cette politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels collectés et traités par Espace M, incluant ceux de nos clients, de leurs propres clients (données tierces), ainsi que de nos employés et candidats.

2. Notre écosystème technologique (Sécurité Entreprise)

Pour garantir la conformité à la Loi 25, Espace M privilégie des outils de classe « Entreprise » où les données sont protégées contractuellement contre l’entraînement des modèles d’IA publics:

  • Google Workspace (Entreprise): Incluant Gmail, Drive, Meet et Gemini.
  • Plateformes publicitaires: Meta, TikTok, Google Marketing Platform (GMP), Amazon Advertising. Nous nous assurons que le partage de données (ex: listes d’audiences, pixels) respecte les consentements obtenus par nos clients.

3. Renseignements personnels des employés et candidats

Nous collectons les données nécessaires à la gestion des ressources humaines:

  • Recrutement: CV, lettres de présentation, résultats de tests.
  • Embauche: NAS, spécimens de chèques, dossiers d’avantages sociaux, évaluations de performance.
  • Accès: Ces données sont stockées dans des environnements sécurisés (Google Workspace Entreprise) et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé (RH et Direction).

4. Utilisation des données et consentement

Nous utilisons les données uniquement pour:

  • La prestation de services marketing et l’exécution des contrats clients.
  • La gestion de la relation d’emploi.
  • L’optimisation des campagnes publicitaires via les plateformes partenaires.

5. Transfert hors Québec et sous-traitance

Dans le cadre de nos activités, les renseignements personnels sont transférés sur des plateformes dont les serveurs peuvent être situés hors Québec (ex: États-Unis).

  • Évaluation: Avant d’utiliser un nouvel outil (ex: une IA ou un logiciel SaaS), le Responsable (RPRP) effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour valider que le fournisseur offre une protection adéquate.
  • Contrats: Nous exigeons des ententes de traitement de données (DPA) avec nos sous-traitants.

6. Cycle de vie: rétention et destruction

  • Rétention: Les données sont conservées le temps requis par les obligations légales (ex: 7 ans pour les dossiers fiscaux/paie) ou la durée du contrat.
  • Destruction: Une fois le délai expiré, les renseignements sont détruits de façon sécurisée ou anonymisés.

7. Gestion des incidents de confidentialité

Espace M maintient un registre officiel des incidents.

  • Tout employé constatant une fuite potentielle ou un usage non autorisé (ex: téléversement de données sensibles dans une IA non-approuvée ou envoie d’une facture au mauvais client) a l’obligation d’en informer le RPRP immédiatement.
  • Nous nous engageons à informer les autorités et les personnes concernées en cas de risque de préjudice sérieux.

8. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits d’accès, de rectification, de retrait de consentement et de portabilité de vos données. Pour toute demande, contactez : Marc-André Cloutier | marc-andre@espace-m.ca | (514) 730-8719

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Chez Espace M, nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles. Notre politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos informations. Elle s'inspire des meilleures pratiques de l’industrie, ainsi que des exigences de la loi 25 présentement en vigueur au Québec.

Collecte des Renseignements Personnels

Nous collectons certains renseignements personnels pour améliorer votre expérience sur notre site Web et vous fournir des services de qualité. Les types d'informations que nous pouvons collecter comprennent :

  • Votre prénom
  • Votre adresse postale
  • Votre code postal
  • Votre adresse électronique
  • Votre numéro de téléphone

Ces informations sont collectées à travers des formulaires, des interactions avec notre site Web et l'utilisation de témoins (cookies) pour une meilleure compréhension de votre utilisation de notre site.

Utilisation des Renseignements Personnels

Nous utilisons les renseignements personnels collectés de plusieurs manières, notamment pour :
Vous fournir des informations et des services personnalisés
Améliorer notre site Web et nos services
Répondre à vos commentaires et questions
Vous contacter si nécessaire

Protection des Renseignements Personnels

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels très au sérieux. Nous avons nommé Marc-André Cloutier, Directeur des opérations et associé de l’agence, comme notre représentant de la protection des renseignements personnels, conformément à la loi 25.

Courriel : marc-andre@espace-m.ca
Numéro de téléphone : (514) 730-8719

Droit d'Opposition et de Retrait

Nous vous offrons la possibilité de vous opposer à l'utilisation de vos renseignements personnels à des fins spécifiques ou de les retirer de nos listes de diffusion. Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre représentant de la protection des renseignements personnels aux coordonnées fournies ci-dessus.

Droit d'Accès et de Rectification

Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels et de demander leur rectification si nécessaire. Notre représentant de la protection des renseignements personnels est à votre disposition pour vous assister dans l'exercice de ces droits.

Sécurité

Nous utilisons des mesures de sécurité, telles que le protocole SSL, des logiciels de surveillance du réseau, des sauvegardes informatiques et des pare-feu, pour protéger vos renseignements personnels. Cependant, il est important de noter qu'aucun système n'est totalement exempt de risques.

Législation

Nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux meilleures pratiques en matière de confidentialité des données.

Cette politique de confidentialité reflète notre engagement envers la protection de vos données personnelles, en s'appuyant sur les meilleures pratiques de nos partenaires et en respectant les exigences légales du Québec.